everyworks

Flexible und moderne Coworking-Spaces an Bahnhöfen in ganz Deutschland

Die Geschichte

Everyworks geht einen Schritt weiter im Bereich Coworking: Das Projekt der DB Station&Service AG eröffnet Büroflächen an Bahnhöfen als Coworking-Spaces mit minutengenauer Abrechnung oder maßgeschneiderten Büro-Lösungen auf Monatsbasis. bitcrowd entwickelte die Elixir API, das Admin-Backend und das Buchungssystem, die die von unseren Partnern bei evenly entwickelten nativen Apps unterstützen.

Auftraggeber

Deutsche Bahn

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Screenshot of the everyworks website, describing how company accounts work
Screenshot of the everyworks UI, showing a selection of highlights of their coworking spaces — free wifi, tea, & coffee, luggage storage etc.

Das Produkt

A screenshot of the everyworks website, detailing their services and pricing

Die Deutsche Bahn Station&Service AG besitzt eine Vielzahl von Immobilien rund um ihre Bahnhöfe in ganz Deutschland. Diese werden nun als flexible Büroflächen und Besprechungsräume angeboten, sodass die Millionen von Pendler:innen täglich von einem landesweiten Netzwerk flexibler Arbeitsräume und Besprechungsräume profitieren können. Gleichzeitig nutzt die DB ihre Bahnhofsimmobilien effizienter.

Das Herzstück der everyworks-Anwendung ist ein Abrechnungs- und Zahlungssystem, kombiniert mit Kundenmanagement, einem Kalender- und Buchungssystem, einer Verwaltung von Administratorzugängen und einem HTML-basierten E-Mail-Benachrichtigungsdienst. Dadurch können everyworks-Administrator:innen die verfügbaren Besprechungsräume und Schreibtische verwalten, Buchungen und Reinigungsdienste planen sowie Kundenkonten und den Zugang ihrer eigenen Mitarbeiter:innen zum System verwalten.

Die Story

Wir haben das Backend von everyworks in Elixir entwickelt und dabei die hohe Zuverlässigkeit sowie Präzision der funktionalen Programmiersprache genutzt, um eine stabile und leistungsfähige Anwendung zu schaffen

Screenshot of the everyworks admin interface, showing a table of invoices with important information visible, and buttons to view or edit each invoice

Die Anwendung wurde mit dem klassischen Controller-Ansatz entwickelt, wobei die interaktiveren Teile der Benutzeroberfläche mit Phoenix LiveView realisiert wurden. Diese Technologie ermöglicht es, Funktionalität serverseitig zu implementieren und die Benutzeroberfläche in Echtzeit an Datenänderungen anzupassen, wodurch eine besonders reaktionsschnelle Interaktion gewährleistet wird. Darüber hinaus bietet LiveView ein gut durchdachtes, umfassendes Komponenten-System für Backend-Sprachen, mit dem sich ein organisiertes System aus reichhaltigen, gekapselten und wartbaren Komponenten erstellen lässt.

Screenshot of the space-management & calendaring system of everyworks admin, showing a calendar interface with block colors showing bookings for each different resource.

Unser Backend-Team hat die GraphQL-API entwickelt, die von der everyworks-App genutzt wird. Dadurch können Kund*innen über ihre Smartphones Buchungen vornehmen und ihre Konten verwalten. Der schnelle und bequeme Zugang zu den reservierten Arbeitsplätzen erfolgt über ein Einladungssystem, bei dem QR-Codes generiert und an die Kund*innen sowie ihre Gäste gesendet werden, um beim Eintreffen gescannt zu werden.

Die Anwendung wird auf AWS unter Verwendung von Kubernetes betrieben, was uns eine zuverlässige Anwendungsumgebung, blitzschnelle Reaktionszeiten und branchenführende Betriebszeiten ermöglicht.

Screenshot of some colorful information about the everyworks mobile app

Kundinnen interagieren mit dem Service über die mobile App und HTML-E-Mails. Diese HTML-E-Mails enthalten die QR-Codes für jede Buchung, dienen als zuverlässige Backup-Option zur mobilen App und ermöglichen es Gästen der Kund:innen, ohne eigenes Konto auf den Service zuzugreifen. Die E-Mails sind im everyworks-Design gehalten, responsiv und wurden auf über 40 E-Mail-Clients und Plattformen getestet. Sie müssen immer einwandfrei funktionieren und gut aussehen, unabhängig davon, welches Gerät oder welche E-Mail-App die Kund:innen verwenden.

Neue Features und Wartung

Der Service begann schlicht, doch im Laufe der Jahre haben wir das Angebot stetig ausgebaut, um mit dem Wachstum von everyworks mitzuhalten und den zunehmenden Bedürfnissen der Kund:innen gerecht zu werden.

AScreenshot of the everyworks website, showing some information and photos of the Berlin Hauptbahnhof offices

Das Produkt begann mit der Bereitstellung von Arbeitsplätzen, die auf Minutenbasis und nach dem Pay-as-you-go-Prinzip gebucht werden konnten. Im Laufe der Zeit wurde das Angebot kontinuierlich erweitert und zahlreiche neue Funktionen eingeführt. Dazu gehören unter anderem Meetingräume mit Flatrate-Preisgestaltung für mehrere eingeladene Teilnehmer:innen, flexible Prepaid-Minuten-Wallets, Tagespässe, Gutscheine und Rabattaktionen.

Diese neuen Funktionen haben dazu beigetragen, dass sich everyworks noch besser in den Alltag ihrer Kund:innen integriert und neue Zielgruppen aus anderen Marktsegmenten angesprochen werden konnten.

Zu Beginn war everyworks ein eigenständiges Produkt für die Deutsche Bahn und für uns. In den letzten vier Jahren haben wir jedoch eine Reihe weiterer Dienstleistungen für die DB Station&Service AG entwickelt, die unter dem Dach des „Digital Marketplace“ (DiMa) zusammengefasst sind. Weitere Details zu diesen Projekten führen wir in der Projektsektion der Website auf.

Es wurde zunehmend sinnvoll, everyworks in denselben Codebestand wie die anderen DiMa-Dienste zu integrieren – auch wenn dies keine leichte Aufgabe war. Der Umzug erforderte einiges an Arbeitskapazität, hat sich jedoch ausbezahlt: Weniger Wartungsaufwand, höhere Zuverlässigkeit und eine verbesserte Benutzeroberfläche, da die Admin-Bereiche von everyworks nun alle neuen Funktionen enthalten, die wir in der Zwischenzeit für die anderen Produkte entwickelt haben. Seit der Umstellung ist das Hinzufügen neuer Funktionen nicht nur einfacher, sondern auch besser integriert.

Weitere vergangene Projekte

Radfix

Radfix ist ein Projekt der Deutschen Bahn, das Bahnhöfe zu praktischen Anlaufpunkten für Radfahrer:innen macht und die Nutzung der Stationen auf innovative Weise erweitert. Mit Radfix können Pendler:innen ihre Fahrräder direkt am Bahnhof reparieren lassen – schnell, unkompliziert und ohne Umwege. Einfach das Fahrrad an einem speziellen Fahrradständer am Bahnhof anschließen, die Reparatur bequem per App buchen und nach der Arbeit ein repariertes Fahrrad abholen. So wird der tägliche Arbeitsweg noch stressfreier und umweltfreundlicher.

Das Projekt entstand während der Corona-Lockdowns, und der Designprozess dand daher vollständig remote statt. In enger Zusammenarbeit mit dem Radfix-Team entwickelten wir dieses innovative Konzept – von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung. Der Erfolg dieses Projekts hat uns dazu inspiriert, auch viele unserer anderen Projekte remote zu realisieren.

Released: January '22

Screenshot of the radfix homepage, with the text “Die Fahrradinspektion und Reparatur direkt am Bahnhof”, an illustration of a person with bike and mobile phone, and a selection widget for choosing your location
Screenshot of the radfix webapp, showing the user selecting a checkup at Bahnhof Südkreuz Berlin

Box - Die Abholstation

Box – Die Abholstation ist die Vision der Deutschen Bahn, Bahnhöfe zu einem noch praktischeren Teil des Alltags zu machen. Ob Bestellungen von europaweiten Anbietern oder Lieferungen vom lokalen Blumenladen oder Reinigungsservice – deine Pakete kannst du ganz bequem auf dem Heimweg abholen. Einfach ein sicheres Schließfach am Bahnhof nutzen und los geht’s.

Gemeinsam mit der Deutschen Bahn hat das bitcrowd-Team die Produktanforderungen konzipiert und die besten Voraussetzungen geschaffen, um eine funktionale und barrierefreie Lösung zu entwickeln. In ausführlichen Workshops haben wir jeden Schritt des Prozesses sorgfältig geplant, um die Bedürfnisse aller Stakeholder bestmöglich zu berücksichtigen. Dabei stand die Sicherheit von Box – Die Abholstation stets im Mittelpunkt: Unser Backend-Team entwickelte ein robustes, zukunftssicheres System, das höchsten Sicherheitsstandards entspricht. Gleichzeitig hat unser Frontend-Team in enger Zusammenarbeit mit dem UX- und Visual-Design-Team intuitive, benutzerfreundliche Interfaces geschaffen, die das Nutzererlebnis auf ein neues Level heben.

Seit dem Launch von Box – Die Abholstation haben wir das Produkt sowie die Marketingmaßnahmen kontinuierlich optimiert und weiterentwickelt. Dabei haben wir eine neue Landingpage entworfen und eine interaktive Demo erstellt, mit der die Deutsche Bahn das System auf Messen und Veranstaltungen interessierten Personen anschaulich präsentieren kann.

Released: October '21

Phone-sized screen showing the UI for selecting a compartment size. Available sizes are shown with measurements and a line drawing of the compartment.
Phone-sized screenshot of the UI for selecting how to return an article through the Box system

Radioeye

Seit Jahren ist die Forschungseinrichtung der Charité für ihre bahnbrechenden Arbeiten in vielen verschiedenen medizinischen Bereichen bekannt. Produkte, die von ihren Forschungsteams entwickelt wurden, werden in realen medizinischen Studien getestet, bevor sie in Krankenhäusern in ganz Deutschland eingeführt werden – zur Behandlung von Menschen und zur Rettung von Leben.

Radioeye, ein Projekt der Charité Berlin, unterstützt Radiolog:innen bei der Diagnose seltener und atypischer Augenerkrankungen. In enger Zusammenarbeit mit dem Team von Radioeye und den Radiolog:innen haben wir deren Arbeitsabläufe und Produktanforderungen untersucht, um eine Webanwendung zu entwickeln, die nahtlos in ihren Arbeitsalltag integriert werden kann.

Wir haben sowohl Low- als auch High-Fidelity-Wireframes erstellt und diese in mehreren Iterationen gemeinsam mit den klinischen Expert:innen verfeinert. Dabei haben wir strengste rechtliche Anforderungen für medizinische Produkte beachtet und ein Designsystem entwickelt, das wir nutzten, um vollständige visuelle Designs für jede der zuvor skizzierten Screens zu erstellen. 

Released: July '23

A large MRI scan of a human head, with Ui around it for navigating cases and diagnoses
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